Code de conduite fournisseurs et sous-traitants

Préambule

Capenn est une société de placement spécialisé dans la mise en relation d'entreprises clientes avec des profils finance et fonctions support indépendants ou en portage salarial : Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), Responsables Administratifs et Financiers (RAF), Contrôleurs de Gestion (CDG), Directeurs Financiers de Transition, Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et Directeurs Généraux (DG).

Dans l'exercice de cette activité, Capenn collabore avec des fournisseurs et des sous-traitants (ci-après désignés collectivement « les Fournisseurs »), notamment des consultants indépendants, des sociétés de portage salarial, des prestataires de services et tout autre intervenant mobilisé dans le cadre des missions confiées par les clients.

Le présent Code de conduite fournisseurs & sous-traitants (ci-après « le Code ») définit les engagements que Capenn attend de l'ensemble de ses Fournisseurs. Il s'articule autour de quatre volets fondamentaux : l'éthique et l'intégrité, la prévention des conflits d'intérêts, le respect de l'environnement, la sécurité et la qualité.

L'adhésion à ce Code est une condition de la relation contractuelle avec Capenn. Tout Fournisseur qui signe un contrat de prestation avec Capenn s'engage à respecter l'ensemble des dispositions qui y figurent et à les faire appliquer par ses propres sous-traitants et collaborateurs.

1. Éthique et intégrité

1.1 Anticorruption et lutte contre le trafic d'influence

Les Fournisseurs sont informés des dispositions des articles 432-11, 433-1 et suivants, 435-1 et suivants, 435-3 et suivants, 435-7 et suivants et 435-9 et suivants du Code pénal français relatifs à la corruption active et passive et au trafic d'influence, ainsi que des dispositions de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (loi Sapin II).

Les Fournisseurs s'engagent notamment à :

- ne proposer, promettre, offrir ni accorder, directement ou indirectement, aucun avantage indu (somme d'argent, cadeau, invitation, service ou autre avantage de quelque nature que ce soit) à un tiers ou à un représentant d'une entité publique ou privée en vue d'obtenir ou de conserver un contrat, une décision favorable ou tout autre bénéfice commercial ;

- ne pas solliciter, accepter ni recevoir, pour eux-mêmes ou pour autrui, aucun avantage indu en contrepartie de l'exécution ou de l'omission d'un acte entrant dans le cadre de leurs fonctions ou de leur mission ;

- mettre en place des procédures internes adaptées permettant de prévenir et détecter tout acte de corruption au sein de leur organisation ;

- signaler sans délai à Capenn tout acte, tentative ou soupçon de corruption dont ils auraient connaissance dans le cadre de leur mission.

1.2 Honnêteté et loyauté commerciale

Les Fournisseurs s'engagent à faire preuve d'honnêteté, de transparence et de loyauté dans l'ensemble de leurs relations avec Capenn et avec les clients finaux. Cela implique notamment de :

- fournir des informations exactes, complètes et non trompeuses sur leurs compétences, leurs références, leurs qualifications et leur situation juridique ;

- ne pas recourir à des pratiques commerciales déloyales, à la manipulation, à la tromperie ou à toute forme de pression indue ;

- respecter les règles de concurrence loyale et s'abstenir de tout accord anticoncurrentiel.

1.3 Secret professionnel et confidentialité

Les Fournisseurs et leurs intervenants s'engagent à respecter la stricte confidentialité des informations portées à leur connaissance dans le cadre de l'exécution de leurs missions : informations relatives aux clients, aux candidats, aux processus de recrutement et de placement, aux données financières et à toute autre donnée sensible.

Cet engagement de confidentialité s'applique pendant toute la durée de la mission et se poursuit sans limitation de durée à l'issue de celle-ci, sauf accord écrit préalable de Capenn ou du client concerné.

1.4 Droits humains et travail décent

Les Fournisseurs s'engagent à respecter les droits fondamentaux des personnes et les normes internationales du travail reconnues, notamment les conventions de l'Organisation Internationale du Travail (OIT). Ils s'engagent en particulier à :

- n'avoir recours à aucune forme de travail forcé, obligatoire, servile ou d'exploitation ;

- interdire strictement le recours au travail des enfants au sens des conventions de l'OIT ;

- respecter le droit des travailleurs à s'organiser librement et à négocier collectivement ;

- garantir des conditions de rémunération équitables, au moins conformes aux minima légaux applicables ;

- s'abstenir de toute discrimination fondée sur l'origine, le sexe, l'âge, le handicap, les convictions religieuses ou politiques, l'orientation sexuelle ou tout autre critère prohibé par la loi ;

- lutter contre toute forme de harcèlement moral ou sexuel.

1.5 Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Les Fournisseurs sont informés des dispositions des articles L.561-1 et suivants du Code monétaire et financier relatifs à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), ainsi que des obligations découlant des directives européennes en la matière, transposées en droit français. Ces dispositions s'appliquent avec une acuité particulière aux missions exercées au sein ou pour le compte de sociétés de gestion agréées par l'Autorité des marchés financiers (AMF) ou de tout autre organisme soumis à des obligations de vigilance renforcée.

Les Fournisseurs s'engagent notamment à :

- ne pas faciliter, directement ou indirectement, toute opération susceptible de concourir au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, quelle qu'en soit la forme ;

- exercer une vigilance particulière sur l'origine des fonds et la nature des opérations auxquels ils sont amenés à contribuer dans le cadre de leurs missions, notamment lorsque ces missions s'exercent au sein de structures financières réglementées ;

- signaler sans délai à Capenn tout fait, opération ou comportement susceptible de constituer une tentative de blanchiment ou de financement du terrorisme dont ils auraient connaissance dans le cadre de leur mission ;

- ne pas faire obstacle aux obligations de vigilance et de déclaration de soupçon qui incombent le cas échéant au client final en sa qualité d'entité assujettie au sens du Code monétaire et financier.

2. Prévention des conflits d’intérêts

Un conflit d'intérêts survient lorsqu'un intérêt personnel, financier ou professionnel d'un Fournisseur ou de l'un de ses intervenants est susceptible d'influencer, ou d'être perçu comme influençant, l'exécution objective et impartiale de sa mission.

Les Fournisseurs s'engagent à :

- identifier et déclarer à Capenn, sans délai et par écrit, tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent avant la prise de mission et tout au long de son exécution ;

- ne pas exercer d'activité, ne pas détenir de participation et ne pas entretenir de relation personnelle ou professionnelle susceptible de créer un conflit d'intérêts avec Capenn ou avec le client final, sans en avoir informé préalablement Capenn ;

- s'abstenir d'utiliser leur position ou les informations acquises dans le cadre de leur mission pour en tirer un avantage personnel ou au bénéfice d'un tiers non autorisé ;

- ne pas accepter de cadeaux, invitations ou avantages de la part des clients ou de tiers dont la valeur ou la nature serait susceptible d'influencer leur jugement professionnel. Tout avantage d'une valeur supérieure à 50 euros doit être refusé et signalé à Capenn.

En cas de doute sur la nature d'une situation, le Fournisseur est tenu de consulter Capenn avant d'agir. L'absence de déclaration d'un conflit d'intérêts avéré constitue un manquement grave susceptible d'entraîner la résiliation immédiate du contrat.

3. Respect de l’environnement

Bien que l'activité de Capenn relève principalement du conseil et du placement de profils, dont l'empreinte environnementale directe est limitée, Capenn s'engage dans une démarche de responsabilité environnementale et attend de ses Fournisseurs qu'ils partagent cette ambition.

Les Fournisseurs s'engagent à :

- respecter l'ensemble des réglementations environnementales applicables à leur activité, notamment les dispositions du Code de l'environnement et les normes sectorielles en vigueur ;

- chercher à réduire l'impact environnemental de leurs activités, notamment en ce qui concerne les déplacements professionnels, la consommation énergétique et la production de déchets ;

- privilégier les modes de communication et de collaboration à distance chaque fois que la qualité de la mission le permet, réduisant ainsi les déplacements inutiles ;

- ne pas traiter, stocker ou transporter de substances ou de déchets dangereux sans disposer des autorisations réglementaires requises ;

- signaler à Capenn tout incident environnemental survenu dans le cadre de l'exécution d'une mission.

Capenn encourage ses Fournisseurs à adopter une politique environnementale formalisée et à se doter d'objectifs mesurables de réduction de leur empreinte carbone, conformément aux objectifs de l'Accord de Paris.

4. Sécurité et qualité

4.1 Sécurité des personnes et des systèmes d'information

Les Fournisseurs s'engagent à :

- respecter les règles d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail en vigueur chez les clients au sein desquels ils interviennent, telles que communiquées au préalable par Capenn ou par le client ;

- ne pas mettre en danger la santé ou la sécurité des personnes avec lesquelles ils sont en contact dans le cadre de leur mission ;

- adopter des pratiques rigoureuses de sécurité des systèmes d'information : utilisation de matériels et logiciels licenciés, respect des politiques de sécurité informatique des clients, protection des accès et des données ;

- ne pas procéder à des copies non autorisées de données, de logiciels ou de documents appartenant à Capenn ou à ses clients ;

- signaler sans délai à Capenn tout incident de sécurité (physique ou informatique) survenu dans le cadre de l'exécution d'une mission.

4.2 Qualité de service et compétences

Les Fournisseurs s'engagent à :

- fournir des prestations de qualité, conformes aux règles de l'art et aux attentes définies contractuellement avec Capenn et le client ;

- maintenir à jour leurs compétences et connaissances afin de garantir la pertinence et la valeur ajoutée des missions réalisées ;

- communiquer proactivement à Capenn toute difficulté ou tout risque susceptible d'affecter la bonne réalisation de la mission, dans les meilleurs délais ;

- proposer, en cas d'indisponibilité imprévue, un profil de remplacement présentant des compétences et une expérience équivalentes, dans les délais prévus au contrat.

4.3 Protection des données personnelles (RGPD)

Dans le cadre de leurs missions, les Fournisseurs sont susceptibles de traiter des données à caractère personnel relatives à des candidats, des collaborateurs ou des tiers. Ils s'engagent à respecter scrupuleusement le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les Fournisseurs s'engagent notamment à :

- ne traiter les données personnelles auxquelles ils ont accès qu'aux seules fins strictement nécessaires à l'exécution de leur mission ;

- mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données traitées ;

- ne pas transférer de données personnelles vers des pays tiers sans garanties suffisantes au sens du RGPD ;

- notifier immédiatement Capenn de toute violation de données personnelles dont ils auraient connaissance ;

- supprimer ou restituer l'ensemble des données personnelles à l'issue de la mission, selon les instructions de Capenn.

5. Application et contrôle

5.1 Champ d'application

Le présent Code s'applique à l'ensemble des Fournisseurs de Capenn, sans exception. Il s'applique également à leurs propres sous-traitants et prestataires mobilisés dans le cadre des missions confiées par Capenn. Il appartient au Fournisseur de s'assurer que ses sous-traitants en ont pris connaissance et s'y conforment.

5.2 Signalement des manquements

Tout Fournisseur qui aurait connaissance d'un manquement au présent Code, qu'il soit le fait d'un autre Fournisseur, d'un intervenant ou de Capenn elle-même, est invité à le signaler par courrier électronique à l'adresse : contact@capenn.fr. Capenn s'engage à traiter tout signalement avec sérieux, discrétion et dans le respect du principe de confidentialité.

5.3 Conséquences du non-respect

Tout manquement avéré aux dispositions du présent Code constitue une violation des obligations contractuelles du Fournisseur. Selon la gravité du manquement, Capenn se réserve le droit de mettre en demeure le Fournisseur de remédier à la situation dans un délai raisonnable, de suspendre ou de résilier le contrat de prestation sans indemnité, et/ou d'engager toute action en responsabilité civile ou pénale appropriée.

5.4 Révision du Code

Le présent Code est susceptible d'évoluer en fonction des changements législatifs, réglementaires ou des meilleures pratiques sectorielles. La version en vigueur est celle publiée sur le site www.capenn.fr. Tout Fournisseur est réputé avoir pris connaissance de la version en vigueur à la date de signature de son contrat.